MENGELOLA PERALATAN KANTOR

MENGELOLA PERALATAN KANTOR 

1.MELAKUKAN PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR.

A) Peralatan Kantor. 

Semua benda yang digunakan untuk membantu dalam menghasilkan perkerjaan kantor. 

Terdapat 2 jenis peralatan kantor : 

1) Peralatan kantor habis pakai. 

Peralatan yang bisa dipakai sekali saja dan sering disebut perlengkapan kantor. 

Jenis-jenis perlengkapan kantor : 

• Berbentuk lembaran : kertas dan amplop. 

• Berbentuk buku       : buku tulis, buku klaper, buku agenda,dll.

• Berbemtuk nonlembaran : staples , tipx, tinta printer,dll. 

2)Peralatan kantor tidak habis pakai. 

Peralatan yang bisa digunakan berkali-kali. 

• Jenis-jenis peralatan kantor yang tidak habis pakai. 

a) Dilengkapi dengan mesin(mesin kantor).

   - Cara kerja mekanis : mesin tik,staples,dan rautan. 

   - Cara kerja elektronik : komputer dan mesin fotocopy. 

b)Tanpa diliengkapi mesin. 

   - Perabot kantor : lemari , kursi ,rak ,dan meja.

   - Peralatan kebersihan : sapu , kain pel ,dan kemoceng. 

   - Hiasan kantor : lukisan dan pot bunga. 

• Jenis- jenis mesin kantor.

- Mesin tulis (mesin tik dan komputer).

- Mesin hitung  (mesin jumlah dan kalkulator).

- Mesin pengolah data (komputer). 

- Mesin pengganda (mesin stensil,fotokopi,faksimile,risograph,dan scanner).

- Mesin komunikasi (intercom,telepon,faksimile,teleks dan telekonfrensi).

- Mesin perekam data (tape recorder,dictaphone, dan mesin absensi).

- Mesin penjilid (stapler dan binding machine). 

- Mesin penghacur (paper shredder dan document destroyer).

- Mesin penomor (numerator).

- Mesin pencetak (printer).

- Mesin presentasi (LCD proyektor dan OHP). 

• Jenis-jenis perabot kantor. 

-Kursi kerja (kursi pimpinan , kursi sekretaris/karyawan, kursi tamu).

-Meja kerja (meja 1 biro , meja tamu ,dan meja 1/2 biro).

-Lemari (filling cabinet,lemari arsip,dan rak arsip).

• Macam-macam kertas untuk membuat surat.

B) Pengelolaan peralatan kantor. 

Kegiatan menangani perlatan kantor , kegiatan ini antara lain sebagai berikut : 

1. Pengadaan. 

Kegiatan yang bertujuan memperoleh peralatan kantor yang sesuai dengan perencanaan yang dibuat.

2. Penyimpanan. 

Kegiatan menyimpan peralatan kantor dari hasil pengadaan. 

3. Penyaluran / pendistribusian. 

Kegiatan yang menyalurkan peralatan kantor kepada pihak yang membutuhkan. 

4. Pemeliharaan. 

Kegiatan menjaga dan merawat peralatan kantor agar dalam keadan baik dan siap untuk digunakan. 

5. Pemusnahan. 

Memusnahkan peralatan kantor yang rusak atau sudah tidak terpakai. 

C.Pengadaan peralatan kantor. 

Tahapan pengadaan peralatan kantor sebagai berikut : 

1. Menyusun daftar kebutuhan. 

2. Penilaian kebutuhan. 

3. Perencanaan dan pengadaan. 

4. Pengajuan pendanaan. 

5. Realisasi pengadaan. 

2. MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR. 

A)Persiapan penggunaan peralatan kantor. 

Persiapan yang harus dilakukan sebagai berikut : 

1. Pengecekan instalasi listrik sampai dengan penyambungan arus listrik ke mesin. 

2. Pengecekan bahan pembatu (Printer,tinta , kertas faksimile,dll)

3. Pengecekan lingkungan kerja. 

B)Menggunakan mesin kantor. 

1.Mesin komunikasi. 

a) Cara mengopersikan aiphone. 

• Angkat gagang telepon.

• Tekan tombol ruangan yang dituju/nomor ekstensi.

• Setelah tersambung , mulailah bicara. 

• Setelah selesai , tutup gagamg telepon dengan pelan. 

b) Cara mengopersikan telepon. 

    1. Telepon Masuk. 

• Angkat gagang secepatnya setelah berdering. 

• Layani permintaan penelpon sesuai standar perusahaan.

• Jika telah selesai, tutup gagang telepon dengan pelan. 

    2. Telepon Keluar. 

• Angkat gagang , tekan nomor  yang dituju. 

• Sampaikan tujuan menelpon. 

• Jika telah selesai , tutup gagang telepon dengan pelan.

c) Cara mengoperasikan faksimile. 

    1. Mengirim pesan dengan suara.

• Langkah sama dengan menelpon. 

    2. Mengirim berita dengan tulisan/cetakan. 

• Letakkan dokumen asli pada papan yang tersedia dengan posisi terbalik.

• Angkat gagang,tekan nomor faks yang dituju.

• Setelah mendengar nada beeb,tekan start. 

• Letakkan gagang kembali.

• Tunggu sampai proses pengiriman selesai. 

    3. Menerima kiriman dokumen.

        a) Secara otomatis.

• Terdengar bunyi dering. 

• Tunggu sampai dokumen selesai dikirim , ambil dokumen. 

        b) Secara manual.

• Terdengar bunyi dering , segara angkat gagang telepon faks.

• Ada permintaan pengiriman dokumen. 

• Tekan start.

• Letakkan gagang telepon.

• Tunggu sampai dokumen selesai dikirim, ambil dokumen. 

2. Mesin pengolah data(komputer). 

• Tekan tombol ON pada CPU dan monitor. 

• Tunggu sampai di monitor muncul dekstop screen. 

• Pilih start,all program, kemudian pilih paket program yang diinginkan. 

• Setelah dilayar tampak paket program telah siap, mulailah bekerja. 

• Setelah selesai , beri nama filie, simpan file dengan memilih office button,save dan tempat                    penyimpanan, klik Ok.

• Pilih office button , pilih close , kemudian pilih exit. 

• Pilih start,pilih shutdown,klik OK. 

• Tunggu sampai layar menutup, tekan tombol off,kemudian tekan tombol off pada CPU. 

3. Mesin pencetak (Printer).

• Sambungkan printer dengan komputer. 

• Buka file yang akan dicetak. 

• Pilih office button , pilih print , ketik halaman yang akan dicetak . 

• Klik ok. 

4. Mesin penjilid. 

• Rapikan kertas yang akan dilubangi.

• Atur skala lubang yang dikehendaki.

• Lubangi tepi kertas dengan memasukkannya ke mesin.

• Buka plastik penjilid,masukkan ke lubang tepi kertas yang telah dibuat. 

• Tarik handel, untuk mennutup kembali plastik penjilid yang sudah dipasang pada tepi kertas. 

5. Stapler. 

• Rapikan kertas yang akan disatukan. 

• Letakkan bagian kertas yang akan disatukan pada mulut stapler. 

• Tekan bagian atas stapler. 

6. Pelepas stapler (stapler remove).

• Pegang kertas yang ada staplernya dengan tangan kiri.

• Kaitkan ujung pengait stapler pada kawat staples. 

• Dorong bagian belakang mesin dengan ibu jari ,sampai staples terlepas. 

7. Mesin pelubang (Perforator). 

• Rapikan kertas. Cari titik tengah dengan mempertemukan ujung atas dengan bawah. 

• Masukkan sisi yang akan dilubangi pada mulut mesin atur pada titik tengah. 

• Tekan bagian atas perforator. 

8. Mesin pemotong kertas(Papper Cutter). 

• Rapikan kertas yang akan dipotong. 

• Atur posisi kertas yang akan dipotong tepat pada tepi landasan pemotongan. 

• Tarik handel.

9. Mesin penghancur kertas (Papper shredder).

• Lepaskan kertas yang akan dihancurkan darai staples dan paper clip jika ada. 

• Masukkan kertas yang akan dihancurkan kedalam mulut mesin ,kemudian tekan tombol ON. 

• Ulangi sampai kertas selesai. 

10) LCD proyektor.

• Sambungkan LCD proyektor dengan komputer dengan kabel LCD Proyektor. 

• Nyalakan LCD Proyektor dengan menekan ON, tunggu sampai tampak bayangan dilayar screen.

• Hubungkan komputer ke LCD proyektor dengan menekan tombol Fn+F5 atau F3(tergantung                  komputernya. 

• Tampilkan file yang akan diperlihatkan. 

• Setelah selesai, tekan Fn + F5 atau F3.

• Tunggu sampai tampilan dilayar hilang , kemudian tekan off. 

• Lepaskan kabel LCD proyektor dari komputer.

3. Memelihara peralatan kantor. 

Kegiatan menjaga dan merawat agar peralatan kantor selalu siap untuk digunakan dalam menunjang pekerjaan kantor. 

a) Jenis pemeliharaan. 

1) Dilihat dari waktu pemeliharaan : 

• Pemeliharaan rutin / berkala.

  Pemeliharaan yang dilakukan pada peralatan kantor secara rutin. 

  Contoh : setiap bulan atau triwulan.

• Pemeliharaan Insidental. 

  Pemeliharaan yang dilakukan pada saat-saat tertentu dan dianggap perlu. 

2) Dilihat dari pelaksana pemeliharaan: 

• Pemeliharaan Intern.

  Pemeliharaan yang dilakukan oleh pihak intern(karyawan sendiri).

• Pemeliharaan Ekstern.

  Pemeliharaan yang dilakukan oleh pihak luar seperti teknisi khusus. 

b) Langkah-langkah memelihara mesin. 

1)Pemeliharaan secara umum. 

• Semua mesin harus selalu tersimpan dengan baik (tertutup), agar terhindar dari debu dan air. 

• Semua mesin yang menggunakan arus listrik , harus dilepaskan dari arus listrik setelah selesai               digunakan. 

• Secara rutin dilakukan pengecekan atas kondisi mesin oleh teknisi. 

2)Pemeliharaan khusus. 

a)Mesin Komunikasi. 

• Setiap hari, mesin dibersihkan dari debu dengan cara dilap. 

• Cek sambungan kabel telepon secara berkala. 

b)Komputer. 

• Defrag Harddisk secara berkala, berfungsi untuk menata dan mengurutkan file.

• Jika pekerjaan telah selesai segera matikan komputer. 

• Secara berkala CPU dibuka dan dibersihkan dari debu.

• Upayakan komputer berada di ruangan yang berdingin dekat dengan kipas angin.

3)Mesin penjilid dan pelubang. 

• Bersihkan bekas potongan kertas pada laci yang tersedia. 

• Sesekali berikan pelumas pada peernya. 

4)Mesin pemotong kertas.

• Asah pisau jika kurang tajam. 

• Jangan memotong kertas yang ada bagian stapler. 

• Sesekali bagian ujung pisau diberi pelumas agar tidak berkarat. 

5)Mesin pengganda. 

a)Mesin fotokopi. 

• Bersihkan kaca tempat dokumen asli minimal seminggu sekali.

• Secara berkala harus dilakukan pengecekan bagian dalam mesin. 

b)Mesin stensil.

• Bersihkan baki kertas dan penadah dengan lap.

• Bersihkan rol dan bekas tinta.

• Secara berkala lakukan pemeriksaan mesin.

c)Mesin risograph.

• Bersihkan kaca tempat dokumen asli, paling tidak seminggu sekali.

• Secara berkala harus dilakukan pengecekan mesin. 

• Setelah selesai digunakan,bersihkan rol dari bekas tinta. 

6)LCD proyektor.

• Bersihkan lensa setelah dipakai,kemudian tutup.

• Atur posisi LCD proyektor didalam tasnya dengan tepat, supaya tdk mudah terguncang.

• Saat memasang dan mencabut kabel LCD proyektor , jangan digoyang tapi ditarik. 

c) Mencegah kerusakan mesin. 

1. Lakukan pemeliharaan dengan benar ,teratur,dan sesuai standar. 

2. Jangan menggunakan mesin melenihi kapasitasnya.

3. Jika mesin menggunakan listrik, cek kekuatan voltasenya.

4. Gunakan bahan pembantu (Tinta ,stapler,dsb) sesuai standar mesin. 

5. Semua mesin yang menggunakan listrik dijauhkan dari air.

6. Tempatkan mesin pada ruang yang sesuai standar, baik dari segi keamanan lingkungan dn datanya. 

SEMOGA MEMBANTU :)