MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI 

1. PENGERTIAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI. 

A) DOKUMEN.

Dokumen adalah surat dan benda yang berharga, termasuk rekaman yang bisa dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan agar lebih meyakinkan.

B) DOKUMENTASI. 

Dokumentasi adalah kegiatan mencari , mengumpulkan , menyusun , menyeleidiki , meneliti dan mengolah , memelihara dan menyiapkan dokumen agar lebih bermanfaat. 

2. JENIS - JENIS DOKUMEN. 

A) Berdasarkan kepentingannya. 

1)Dokumen pribadi. 

Dokumen yang menyangkut kepentingan pribadi seseorang. 

Contoh : KTP ,SIM, dan Ijazah. 

ktp

sim

ijazah

2)Dokumen niaga. 

Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. 

Contoh : Cek , obligasi, dan saham. 

cek 

obligasi

saham

3)Dokumen sejarah. 

Dokumen yang berkaitan dengan sejarah. 

Contoh : Fosil ,tugu,dan naskah proklamasi. 

fosil 

naskah proklamasi. 

tugu

4)Dokumen Pemerintah. 

Dokumen  yang berisi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. 

Contoh : Keppres ,UU. 

keppres

UUD 1945

B) Berdasarkan bentuk fisiknya. 

1)Dokumen literer. 

Dokumen yang ada karena dicetak,ditulis,digambar,atau direkam. 

Contoh : Buku , majalah , dan film. 

Buku

Film 

Majalah

2)Dokumen korporil.

Dokumen yang berupa benda bersejarah. 

Contoh : Naskah proklamasi 

Naskah proklamasi. 

3)Dokumen Privat. 

Dokumen yang berupa surat arsip. 

3. RUANG LINGKUP DOKUMENTASI. 

1)Dokumentasi literer. 

Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan dokumen literer langsung dari perpustakaan.

2)Dokumentasi korporil.

Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari dan mengumpulkan dokumen korporil , terjadi di museum. 

3)Dokumentasi privat. 

Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan dokumen privat , biasaya dilakukan di unit kearsipan. 

4)Dokumen kantor. 

Dokumen yang dibuat atau diterima oleh suatu kantor , yang berisi / memuat informasi yang berhubungan dengan aktivitas kantor tersebut. 

A) Surat menyurat (Korespondensi). 

Sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain dengan persyaratan tertentu. 

1)Fungsi surat. 

• Bukti nyata hitam diatas putih , terutama surat perjanjian. 

• Alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan.

• Bukti sejarah. 

• Pedoman kerja dalam melaksanakan tugas. 

• Duta atau wakil penulis dalam berhadapan dengan lawan bicaranya.

• Alat promosi.

• Bahan untuk mengambil keputusan. (Surat penawaran dan surat pelaporan). 

2)Jenis surat. 

   a) Berdasarkan wujudnya. 

• Kartu pos. 

  Surat yang terbuat dari kertas karton ukuran 15x10cm untuk mengirimkan berita. 

Kartu pos. 

• Warkat pos. 

  Sehelei kertas telah dicetak sehingga bisa dilipat dan membentuk sampul surat. Warkat                                pos hanya dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

warkat pos

• Surat bersampul. 

  Surat yang menggunakan sampul atau amplop. 

surat bersampul.

• Memorandum dan note.

  Surat singkat yang berisi arahan ,saran atau penerangan. 

  Memo dibuat oleh pimpinan kpd bawahan / antarpejabat setingkat.

  Note dapat digunakan oleh pimpinan kpd bawahan, bawahan kpd pimpinan dalam suatu                             organisai atau perusahaan.

memo

note

• Surat tanda bukti. 

   Surat khusus yang berbentuk formulir dan dipakai untuk membutikan keabsahan kedua                              aktivitas antara kedua pihak. Dapat berupa   Kwitansi,faktur,tanda terima ,dll.

Kwitansi 

Tanda terima

  b) Berdasarkan tujuannya. 

• Surat permintaan penawaran.

• Surat penawaran.

• Surat pesanan.

• Surat pemberitahuan.

• Surat pengantar.

• Surat perjanjian.

• Surat keputusan.

c) Berdasarkan sifatnya.

• Surat Dinas.

   Surat yang berisi informasi yang bersifat kedinasan dan berurusan dengan urusan kantor.

• Surat Pribadi.

   Surat yang dikirim atas nama pribadi yang berifat kekeluargaan, persahabatan                                                   perkenalan,maupun yang bersifat setengah resmi seperti surat lamaran pekerjaan.

• Surat Niaga.

   Surat yang berisi informasi tentang niaga atau bisnis yang dibuat oleh badan usaha atau                                perusahaan.

• Surat Sosial Bisnis.

   Surat yang berisi ucapan selamat atau duka cita untuk klien. 

• Surat Pengantar.

  Surat yang berbentuk daftar yang digunakan untuk mengantar bersama  surat tersebut.

• Telegram.

  Surat yang pengirimannya disalurkan melalui pesawat telegraf dan surat kawai(surat yang                          ditulis dengan gaya bahasa telegram).

  d) Berdasarkan Jumlah penerimnya. 

• Surat biasa.

  Surat yang dikirim ke seseorang , seperti pejabat atau suatu organisasi.

• Surat Edaran

  Surat yang dikirim kpd beberapa orang atau pejabat tertentu.

• Surat Pengumuman.

  Surat yang ditunjukkan kpd sejumlah orang yang namanya ditulis satu  persatu.

  e) Berdasarkan keamanan isi.

• Surat sangat rahasia.

  Surat ini diberi tanda "SHRS" atau "SR" dengan menggunakan sampul rangkap 3.

• Surat Rahasia.

  Surat ini diberi tanda "RHS" atau "R" dengan menggunkan sampul rangkap 2.

• Surat Biasa.

  Surat jika terbaca orang lain tidak menimumbulkan kerugian bagi organisasi dan pejabat                              yang bersangkutan. 

  f) Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya. 

• Surat sangat segera.

  Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh penerima ,dijawab. Karena surat ini sangat                                  segera memerlukan cara penyelesaian dan pengiriman singkat didahulukan daripada                                    surat- surat yang lain.

• Surat segera.

  Surat berisi informasi yang memerlukan jawaban atau penyelasaian yang segera , tetapi                                 tidak secepat surat yang bersifat sangat segera.

• Surat biasa.

  Surat yang tidak memerlukan jawaban atau penyelesaiam yang secepatnya.

3) Bagian-bagian surat.

• Kepala surat 

• Nomor surat.

• Lampiran.

• Hal/perihal.

• Tanggal surat.

• Alamat dalam.

• Salam pembuka.

• Isi surat , terdiri atas paragraf pembuka , paragraf inti, dan paragraf penutup. 

• Salam penutup. 

• Nama pengirim.

• Nama penanggung jawab.

• Nama jabatan.

• Tembusan (Bila diperlukan).

• Inisial. 

4) Bentuk- bentuk surat. 

Tata cara menuliskan / menempatkan bagian bagian surat dalam sebuah surat: 

• Versi LAN(Lembaga Administrasi Negara).

  Menempatkan nomor, lampiran, dan perihal dalam satu rangkaian. Biasa digunakan                                      dalam  intasi pemerintahan.

. • Versi Internasional.

  Menempatkan nomor , laporan , dan perihal secara terpisah (Tidak dalam satu rangkaian).                           Biasanya, perihal ditempatkan dibwah alamat dalam atau salam  pembuka, dan                                          lampiran diletakkan di bagian paling bawah . Biasanya digunakan perusahaan                                        swasta,asing,dan multinasional. 

  Untuk pengaturan / penempatan bagian-bagian lain adalah sama. Adapun bentuk betuk surat                  adalah sebagai berikut : 

• Bentuk lurus penuh (Full block style).

  Bentuk surat dengan pengentikan seluruh bagian surat dari margin kiri, setiap ganti alinea                          di enter2 kali. 

Full block style.

• Bentuk lurus/balok (Block style).

  Bentuk surat dengan semua bagian surat diketik dari margin kiri, kecuali tanggal , salam                             penutup , nama pengirim, tanda tangan dan nama penganggungjawab surat ada di                                         sebelah  kanan.

Block style.

• Bentuk setengah lurus (Semi block style).

  Bentuk surat yang memiliki ciri sama dengan bentuk lurus , tetapi setiap alinea baru                                     masuk 5 spasi (Tidak perlu enter 2 kali).

Semi Block style.

• Bentuk lekuk/tekuk (Indented style). 

  bentuk surat yang seperti semmi block, tetapi alamat dalam ditulis dengan kententuan                                   nama yang dituju dari kiri, dan baris berikutnya masuk lima spasi dan nama kota                                           masuk sepuluh spasi.

Indented Style. 

• Bentuk menggantung ( Hanging paragraph style).

  Bentuk surat yang sama dengan bentuk lurus teteapi tiap alinea baru dari margin kiri  dan                           baris berikutnya masuk lima spasi. Ganti alinea baru di enter dua kali.

Hanging Paragraph style. 

• Bentuk resmi (Official style).

  Bentuk surat yang seperti bentuk lurus, tetapi alamat dalam ditempatkan disebelah kanan ,                        dan isi surat diketik lurus dari isi nomor  , lampiran dan hal. 

Official style 

5) Bahasa surat.

    Bahasa surat harus lugas (sederhana) , jelas(mudah dipahami), baku (sesuai aturan bahasa                           yang berlaku), sopan (menimbulkan rasa nyaman dan hormat), serta tidak                                                       menggunakan singkatan dan bahasa asing yang belum lazim.

6) Lipatan surat.

    Secara umum ada beberapa lipatan antara lain : 

• Lipatan tunggal (Single fold).

  Kertas dibagi 2 bagian sama besar , lalu dilipat.

single fold. 

• Lipatan baku (Standar fold).

  Kertas dibagi tiga bagian sama besar( bagian 1,2,dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1                          dan bagian 3 , kemudian semuanya dilipat ke arah bagian 2. 

standar fold. 

• Lipatan baku rendah (low standar fold).

  Kertas dibagi tiga bagian , dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil kemudian                                  kertas dilipat sebagaiman lipatan baku. 

Low standar fold. 

• Lipatan akordion(Accordion fold).

  Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1,2,dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan                                  bagian 3 dilipat ke bawah. 

Accordion fold. 

• Lipatan akordion rendah ( Low Accordion fold).

  Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1, dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian d                                 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

• Lipatan prancis (french fold).

  Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat . Hasil lipatan tersebut dilipat kembali                                   sama besar. 

French fold .

B) MENATA DOKUMEN. 

Untuk menjamin integritas organisasi atau perusahaan, dokumen kantor harus tertata / tersimpan dengan sistematis yang berarti penataan / penyimpanan dibuat dengan sistem tertentu agar pada saat diperlukan kembali mudah cepat dan ditemukan. Sistem penataan / penyimpanan dokumen di kantor antara lain berdasrkan hal hal berikut : 

• Subejk / masalah.

• Alfabetis. 

• Kronologis / tanggal.

• Geografis / wilayah.

• Numerik.