PRINSIP - PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN.

1. MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN. 

A. ADMINISTRASI. 

Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 

1. Unsur - unsur administrasi. 

•Pengorganisasian.

Rangkaian perebuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan. 

•Manajemen. 

Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai. 

•Tata hubungan.

Rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

•Kekaryawanan.

Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama. 

•Keuangan.

Rangkaian perbuatan mengelola segi - segi pemasukan dan pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

•Perbekalan.

Rangkaian perbuatan mengadakan,mngatur pemakaian, mendaftar, memelihara, dan menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama. 

•Tata usaha. 

Rangkaian perbuatan menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama. 

•Perwakilan.

Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan. 

2.Fungsi administrasi.

•Fungsi Rutin.

Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal , yang mencangkup pengarsipan dan penggandaan.

•Fungsi Teknis.

Fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat , keputusan, dan ketrampilan perkantoran yang memadai. 

•Fungsi Analisis.

Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan seperti membuat keputusan saat pembelian barang. 

•Fungsi Interpersonal.

Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang baik seperi mengoordinasikan tim. 

•Fungsi Manajerial.

Fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan , pengorganisasian , pengukuran , dan permotivasian. 

B. KANTOR. 

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha , serta bertujuan memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

Fungsi kantor anatara lain ialah menerima informasi ,mengatur informasi, memberi informasi dan melindungi aset/harta.

C. PENGERTIAN ADMINISTRASI KANTOR MENURUT PARA AHLI. 

• G.R. Terry.

Manajemen kantor adalah perencanaan , pengorganisasian , pengordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor serta pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 

• Arthur Granger. 

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 

D. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN. 

•Kegiatan kantor meliputi perencanaan perkantoran,pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran , dan pengawasan perkantoran. 

• Sarana dan fasilitas kerja perkantoran meliputi kantor , gedung , peralatan , interior serta mesin" kantor.

2. MANAJEMEN PERKANTORAN. 

A. PENGERTIAN MANAJEMEN. 

• G.R Terry. 

Manajamen adalah pencapaian suatu tujuan yang telah diteteapkan sebelumnya melalui usaha-usaha orang lain. 

• Milon Brown. 

Manajemen adalah penggunaan orang (Man) , pelengkapan (Machine),bahan (Materials),dan metode (Methods) yang efektif untuk mencapai suatu tujuan. 

B. FUNGSI MANAJEMEN. 

Menurut G.R. Terry fungsi manajemen terdiri atas : 

•Planning(Perencanaan). 

Kegiatan menentukan tujuan dan rencana kegiatan untuk mencapai secara logis. 

•Organizing(Pengorganisasian).

Kegiatan mengatur dan membagi tugas,wewenang,dan tanggung jawab untuk setiap personil yang ada di dalam kelompok / organisasi. 

•Actuating(Pelaksanaan). 

Kegiatan menggerakkan semua kompenen yang ada dalam organisai untuk mencapai tujuan. 

•Controlling(Pengawasan).

Kegiatan pengawasan agar pelaksanaan kegiatan yang melibatkan semua kompenen berjalan secara efektif dan efesien sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

C. HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI , MANAJEMEN , KEPEMIMPINAN , DAN KOMUNIKASI. 

D. TIPE KEPEMIMPINAN. 

    Pimpinan adalah seseorang yang mampu mempengaruhi orang lain untuk melakukan suatu kegiatan / pekerjaan dengan senang hati. Menurut G.R Terry , tipe-tipe pemimpin adalah sebagai berikut : 

• Tipe Personal. 

Pemimpin yang selalu berhubungan langsung dengan bawahannya dan            memahami permasalahan yang dihadapi bawahan sehingga dapat memberikan bantuan sesuai permasalahan bawahan. 

• Tipe Nonpersonal. 

Pemimpin yang menjadi pemimpin karena diangkat dalam suatu jabatan tertentu bukan karena dikehendaki oleh kelompok yang dipimpinya. Pemimpin ini umumnya menghindari kontak pribadi dengan bawahan. 

• Tipe Otoriter. 

Pemimpin yang menggerakkan bawahannya dengan berlandaskan kekuasaan dan setiap keputusan diambil sendiri tanpa melibatkan bawahan. 

• Tipe Demokratis. 

Pemimpin yang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk memberikan sumbang saran dalam mengambil keputusan. 

• Tipe Paternalistik. 

Pemimpin yang menganggap bawahan selayaknya anak sehingga ia sangat melindungi bawahan.

• Tipe Alamiah. 

Pemimpin yang memiliki kemampuan menggerakkan orang lain untuk mengikuti apa yang ia minta dengan senang hati. 

3. MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI. 

A. PENGERTIAN ORGANISASI. 

• Kamus Administrasi. 

Organisasi adalah suatu kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapi tujuan tertentu. 

• J. William Schulze. 

Organisasi adalah suatu penggabungan orang,benda, alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya sedemikian rupa sehingga menjadi suatu hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

B. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI.

•Prinsip Perumusan Tujuan. 

Menentukan tujuan dari dibentuknya organisasi / badan tersebut. 

•Prinsip Pembagian Kerja. 

Pembagian kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan. 

•Prinsip Pendelegasian Kekuasaan / Wewenang. 

Diberi kekuasaan agar dapat dimintai pertanggungjawaban.

•Prinsip Tingkat Pengawasan.

Penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan. 

•Prinsip Rentang Manajemen. 

Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan yang menunjukkan kekuasaan atau ruang lingkup fungsi pengawasan. 

•Prinsip Kesatuan Perintah. 

Dari atasan seorang karyawan menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula karyawan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.

•Prinsip Koordinasi.

Usaha yang mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. 

C. BENTUK - BENTUK ORGANISASI.  

1. Organisasi Lini.

Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando.

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya.

3. Organisasi Fungsional.

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu.

4. Organisasi Lini dan Fungsional.

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif.