SARANA DAN PRASARANA KANTOR. 

    Sarana adalah barang atau benda bergerak yang dapat dipakai sebagai alat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja.

    Prasarana adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.

A. JENIS - JENIS  SARANA DAN PRASARANA KANTOR. 

1. PERALATAN / PERLENGKAPAN KANTOR ( OFFICE SUPPLIES). 

a) Peralatan/ perlengkapan berdasarkan bentuknya. 

    • Berbentuk lembaran. 

      Kertas HVS, kertas folio bergaris , kertas karbon , formulir , map , amplod ,dll. 

    • Berbentuk non lembaran. 

Pulpen , pensil, spidol , penghapus, penggaris , rautan , gunting , dan pemotong kertas.

    • Beerbetuk buku. 

Block note , buku pedoman organisais . kamus , buku telepon ,dll. 

b) Peralatan / perlengkapan berdasarkan penggunaannya. 

    • Barang habis pakai : tinta dan kertas. 

    • Barang tidak habis pakai : gunting dan penggaris.

2. MESIN- MESIN KANTOR (OFFICE MACHINERY). 

     • Komputer.

     • Laptop.

     • Mesin fotokopi.

     • Mesin absensi. 

3. MESIN KOMUNIKASI KANTOR. 

     • Telepon. 

     • Faksimile.

     • Interkom. 

     • Telepon Nirkabel. 

     • Teleconference.

     • Video Conference.

4. PERABOT KANTOR (OFFICE FURNITURE).

     • Sofa. 

     • Rak buku. 

     • Papan pengumuman. 

5. INTERIOR KANTOR ( OFFICE INTERIOR). 

     • Foto presiden dan wakil presiden. 

     • Gambar lambang negara.

     • Bendera. 

     • Struktur organisai. 

     • Patung. 

6. TATA RUANG KANTOR (OFFICE LAYOUT). 

a) Tujuan tata ruang kantor. 

• Menghasilakan perbedaan dalam melaksanakan pekerjaan. 

• Memudahkan pengawasan bagi pimpinan. 

• Memelihara dan menyegarkan ruangan agar tidak membosankan. 

• Meningkatkan semangat kerja karyawan. 

b) Bentuk - bentuk tata ruang kantor. 

• Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices). 

Tata ruang kantor yang luas dengan penepatan karyawan yang tanpa sekat / pemisah. 

Kelebihan: 

• Mudah dalam pengawasan. 

• Komunikasi antar karyawan berjalan dengan baik. 

• Mudah melakukan perubahan jika diperlukan. 

Kekurangan: 

• Kerahasian informasi yang kurang terjamin. 

• Konsentrasi karyawan mudah terganngu. 

• Pemandangan kurang rapi. 

• Ruang kantor tertutup ( Close plan office). 

Penataan ruang kerja pegawai yang disekat atau dipisahkan tembok penyekat, biasanya terbuat dari  kayu. 

Kelebihan : 

• Terhindar dari kebisingan kerja , sehingga konsentrasi tidak terganggu. 

• Informasi yang bersifat rahasia terjamin. 

• Tata ruang kantor lebih rapi. 

Kekurangan : 

• Pengawasan terhadap karyawan agak terhambat. 

• Komunikasi antar pegawai kurang lancar. 

• Biaya penataan lebih mahal dan sulit melakukan perubahan. 

• Ruang kantor berpanorama ( Landscape office). 

Tata ruang kantor yang dilengkapi dengan taman dekorasi atau hiasan hiasan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan menyenangkan dalam pemanfaatan ruangan. 

Kelebihan : 

• Menambah semangat kerja karyawan. 

Kekurangan : 

• Biaya penataan dan perawatan yang relatif mahal. 

• Ruang kantor gabungan ( mixed offices). 

Tata ruang yang menggabungkan anatara tata ruang kantor terbuka, tertutup , dan berpanorama untuk menambah manfaat dari penerapan masing- masing ruang tersebut. 

Kelebihan : 

• Pengawasan lebih mudah dilakukan. 

• Kerahasian informasi bisa lebih terjaga. 

Kekurangan : 

• Biaya relatif mahal. 

• Masih ada kebisingan. 

 

c) Pedoman pembuatan tata ruang kantor. 

• Asas - asas tata ruang kantor. 

Jarak terpendek , rangkaian kerja, penggunaan seluruh ruangan , integrasi kegiatan , perubahan susunan tempat kerja , keamanan , dan kepuasan karyawan. 

• Prinsip - prinsip tata ruang kantor. 

Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan. 

• Faktor- faktor yang mempengaruhi tata ruang yaitu sebagai berikut :

- Pencahayaan. 

Sistem pencahayaan dibagi menjadi tiga , sebagai berikut : 

1. Direct Lighting. 

Pencahayaan dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100% langsung ke area kerja. Penerangan ini memberi efek silau dan bayangan yang jelas karena cahaya yang meneyebar sangat sedikit. 

2. Semi Indirect Lighting. 

Pencahayaan ini memancarkan sumber cahaya melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan waran seperti susu. Cahaya tersebar ke seluruh penjuru shingga tidak terlalu tajam.

3.Indirct Ligthing. 

Pencahayaan ini terjadi akibat pantulan dari langit-langit , dinding ruangan dan sebagian dari tudung kaca. Sifat bayangannya tidak begitu tajam karena cahayanya menyebar sehinnga mengurangi silau atau bayangan. 

    

Pencahayaan yang terlalu terang akan mengakibatkan mata mudah lelah, sedangkan pencahayaan yang redup atau agak gelap akan menyebabkan mata mudah mengantuk. Pecahayaan yang baik harus datang dari atas sehingga cahaya jatuh tegak lurus kebawah. 

 

- Pengaturan warna. 

Setiap warna memiliki arti dan efek psikologis yang berbeda. Pemilihan warna yang tepat untuk ruang kantor dapat menyejukkan mata karyawan atau tamu yang datang berkunjung. Warna yang tepat juga dapat meninggkatkan produktivitas karyawan. Sebelum menentukan pilihan warna yang tepat , perhatikan ukuran ruangan , lokasi bangunan , tipe ,bentuk serta tinggi ruangan. 

- Pengaturan udara ruangan. 

Dalam penataan ruang kantor , salah satu hal pentimg harus diperhatikan adalah ketersediaan sirkulasi udara yang cukup. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk menambah kenyamanan lingkungan kantor adalah dengan menggunakan Air Conditioner (AC), membuat ventilasi udara yang cukup , dan menggunakan pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang kerja. 

- Penataan suara. 

Suara yang bising dapat mengganggu konsentrasi saat bekerja. Oleh karena itu harus diupayakan pengurangan kebisingan yang ditimbulkan oleh penggunaan mesin atau dari suara karyawan lain. Untuk mengurangi kebisingan suara ialah menggunakan peredam suara.